Si tienes un bar o un restaurante, seguramente te habrás dado cuenta cuánto ha cambiado la hostelería en los últimos años. Solo basta echar la vista un poco hacia atrás, para ver que, no hace tanto tiempo, el éxito de un local se medía casi exclusivamente por la calidad de su cocina o la simpatía del camarero de la barra. Pero ahora todo es diferente. Los márgenes de beneficio son tan ajustados y la competencia tan feroz que solo la eficiencia operativa permite no bajar la persiana.
De hecho, los negocios que prosperan no son necesariamente los que más facturan, sino los que cometen menos errores en su gestión diaria. A eso se debe que la tecnología haya tomado un papel tan preponderante en los locales, principalmente a través de soluciones digitales como los programas de gestión y un software de reservas para restaurantes.
La trampa del papel y el error humano en la hostelería
En España, durante años, la hostelería ha funcionado a punta de «papel y boli», pero ese romanticismo le ha salido caro a más de uno. Porque una comanda que llega a la cocina mal escrita, una reserva anotada en el día o la hora equivocado o un stock que no cuadra porque alguien olvidó registrar una merma son errores que, sumados, erosionan la rentabilidad de cualquier negocio.
De allí que muchos están optando por digitalizar sus procesos con el objetivo de reducir a su mínima expresión los errores humanos. De esa manera, cuando un camarero utiliza un terminal digital, la información viaja de forma instantánea y legible a la cocina, acabando con los gritos, los malentendidos y los platos devueltos porque «no era lo que el cliente pidió». Y es que un buen software para restaurantes centraliza toda la operativa, permitiendo que el equipo se centre en lo que de verdad importa: la hospitalidad.
¿Cómo ayudan los softwares especializados a reducir errores?
Control absoluto de la sala y la cocina
Un software ERP y TPV integral actúa como el sistema nervioso del restaurante, automatizando la toma de pedidos y asegurándose de que cada artículo servido sea cobrado. Y aunque esto parece obvio, resulta que las «invitaciones» no registradas o los olvidos al cerrar la cuenta suponen una pérdida de entre el 2% y el 5% de la facturación en los locales no digitalizados. Lógicamente, reducir el error humano en el cobro y la facturación es el primer paso para sanear las cuentas.
La gestión de reservas sin estrés
Por otro lado, el uso de un programa de reservas profesional evita uno de los mayores temores de los hosteleros: el overbooking o, por el contrario, las mesas vacías por una mala organización, ya que estos sistemas permiten una gestión inteligente de la disponibilidad, calculando automáticamente los tiempos de rotación y asegurando que cada metro cuadrado del local esté produciendo beneficios.
Información para la toma de decisiones
Ahora bien, el error más grave en gestión es decidir por intuición. Se produce cuando empezamos a decir: «¿Creo que el plato que más se vende es el solomillo?», sin sostener esa afirmación con ningún dato verificable. Pero con la tecnología, estas corazonadas se sustituyen por información real. Porque saber qué platos tienen el mayor margen, qué horas son las de menor ocupación o qué camarero es el más eficiente vendiendo postres te permiten ajustar la estrategia del negocio basándote en realidades matemáticas.
El poder de la integración
Sin embargo, el verdadero cambio ocurre cuando el software de gestión y TPV y el sistema de reservas dejan de trabajar como herramientas aisladas y empiezan a comunicarse entre sí. ¿Qué se logra con esta integración?
- Personalización extrema: cuando un cliente reserva y el sistema detecta que es su quinta visita, el personal de sala puede recibirlo por su nombre y saber previamente que prefiere el vino tinto a temperatura ambiente.
- Optimización del espacio: al integrar las reservas con el plano de mesas físico en el TPV, el sistema puede asignar de forma automática la mejor ubicación según el número de comensales, maximizando así la capacidad del local.
- Visibilidad total: tanto tú como el encargado pueden ver, desde una sola pantalla, qué mesas están ocupadas, cuáles están esperando el postre y cuáles son las próximas reservas que están por llegar, lo que ayuda a eliminar el caos en los momentos de mayor afluencia.
El ecosistema CEGID Revo
Y si te estás preguntando entre tantas opciones que existen ¿cuál se adapta mejor al mercado español? Que sepas que existe un ecosistema que ha sido especialmente diseñado para nuestra hostelería y que destaca por su robustez, facilidad de uso y por estar a la vanguardia de la tecnología en la nube. Hablamos de CEGID Revo, un grupo de soluciones SaaS que ayudan a profesionalizar la gestión y a reducir errores al mínimo.
CEGID Revo XEF
CEGID Revo XEF es el software de gestión y punto de venta que todo restaurante moderno necesita. Su diseño intuitivo permite pilotar el día a día de tu restaurante de la manera más fácil, reduciendo el tiempo de formación del personal.
Una de sus grandes ventajas es la movilidad, puesto que funciona de forma nativa en iOS, haciendo que los camareros lleven toda la potencia del sistema en un iPad o un iPhone. Además, permite configurar y administrar las bases de tu negocio desde cualquier lugar, ya sea desde la oficina, tu casa o incluso estando de viaje. Y lo mejor de todo es su capacidad de crecimiento, ya que puedes conectarlo con el resto de tus softwares, integrando los pagos, la contabilidad o el marketing sin mayores complicaciones.
CEGID Revo FLOW
Para el manejo de los clientes, CEGID Revo FLOW es la herramienta recomendada. Con él podrás ofrecer a tus clientes la posibilidad de reservar directamente desde tu web, con un widget de reservas personalizable al estilo de tu marca. El sistema se encarga de todo: envía mails automáticos de confirmación o de seguimiento para que la experiencia del cliente sea impecable desde el primer clic.
Dile adiós a los "no-shows"
Otro de los mayores problemas del sector son los clientes que reservan y no aparecen. Con Revo FLOW, ¡se acabaron los «no-shows»!, pues tienes la opción de pedir un pago anticipado para confirmar las reservas, enviar un enlace de pago o registrar un anticipo. También puedes configurar tus condiciones de cancelación de forma sencilla en el back-office, protegiendo así tus ingresos.
Conoce a tu cliente
Asimismo, Revo FLOW te permite distinguir entre tus clientes esporádicos y recurrentes. Utilizando el número de teléfono, el sistema puede detectar si el cliente ya ha estado en tu restaurante y crear una ficha con su histórico. De manera que, si es recurrente, le darás el trato VIP que merece; y si es nuevo, el sistema hará una reserva rápida para no perder tiempo.
¿Qué pasa al conectar Revo XEF y Revo FLOW?
Esta integración te permite gestionar tu local con una precisión asombrosa:
- Asignación inteligente: recibe las reservas y asígnalas automática o manualmente a las mesas físicas en Revo XEF. El sistema sabrá exactamente qué mesa está libre.
- Estado en tiempo real: accede al estado de tus reservas directamente desde el plano de mesas de tu TPV. Podrás controlar en tiempo real cómo tu local se va llenando, permitiendo una rotación de mesas mucho más agresiva y eficiente.
- Estadísticas de alto nivel: disfruta de las nuevas estadísticas de Revo FLOW, con las que puedes visualizar el número de reservas, de personas, el nivel de ocupación y mucho más, todo directamente desde la app y sin necesidad de entrar en tu back-office.
Sin duda, la gestión de un restaurante es una carrera de fondo llena de obstáculos. Y aunque cometer errores es de humano, persistir en métodos de gestión obsoletos es una decisión empresarial arriesgada. Solo la implementación de soluciones digitales eficientes como las que ofrece CEGID Revo te ayudan a reducir los fallos operativos y te devuelven la tranquilidad, así como la calidad de vida al equipo.
Reduce errores, ahorra tiempo y maximiza beneficios dejandoque la tecnología trabaje para ti.