Nos queda un mes escaso para el cierre del ejercicio 2023 y las empresas ya están inmersas en el proceso de cierre de su ejercicio. La gran mayoría ya conoce, aunque sea de forma estimada como quedará su resultado final. En estos procesos de cierre del ejercicio, intervienen los diferentes departamentos de las sociedades, los diferentes directivos de área, responsables de líneas de negocio… siendo los departamentos de finanzas y de administración los que finalmente culminan la tarea de dar forma a los estados financieros que mostraran la foto del ejercicio 2023.
Pero no debemos olvidar, que al final de todo este proceso hay desde el punto de vista mercantil, fiscal e incluso penal, unos máximos responsables no solo de la formulación de estos estados financieros sino de todos los controles internos previos implantados en la sociedad que garantizan que estos números son ciertos y fiables. Son el administrador o administradores de la empresa.
Además de ser los máximos responsables de los números de la empresa y por eso deberán rendir cuentas ante los socios, son los máximos responsables también, de que en caso de que se comenta algún fraude, algún delito o alguna «mala praxis» en la sociedad y que de forma directa o indirecta afectaría a los estados financieros de la sociedad, no se hayan puesto los controles o cautelas necesarias que hubiesen evitado la comisión de ese fraude, delito o «mala praxis».
Estaremos de acuerdo que, en los últimos años, la «fiera» legislativa de nuestro país la ha tomado con los administradores de sociedades mercantiles y su responsabilidad. No sólo con los administradores de derecho sino con los de hecho, es decir directivos, que en el día a día actúan como tal, sin estar nombrados ni sentarse en el Consejo, ¿En qué me baso?
Por un lado, hay una reforma del Código Penal que fue aprobada el año 2015. Donde indica la necesidad que las empresas adopten e implanten un modelo de prevención de delitos como requisito clave para evitar posibles responsabilidades penales de la empresa, de los administradores y de los directivos. El 1 de julio de 2015 finalizó el plazo para que las empresas implantasen y acreditasen dicho modelo de prevención atendiendo a los requisitos y procedimientos que la propia reforma específica. Ya ha llovido mucho, pero sigue habiendo muchas empresas sin tener este modelo.
Aunque este régimen de responsabilidad penal de las personas jurídicas contempla alguna simplificación para aquellas de «pequeñas dimensiones», en su mayor parte aplica la regulación común para cualquier tipo de organización. Sin embargo, esto no significa que los modelos de prevención penal sean todos iguales, debiendo aplicarse el principio de proporcionalidad. Por lo tanto, es necesario disponer de este requisito en sus organizaciones, sean grandes, medianas o pequeños. Adaptando el modelo a cada casuística, pero implantándolo sí o sí.
Por otro lado, esta exigencia actual de acreditar la adopción efectiva del modelo de prevención de delitos está en línea con las nuevas obligaciones de control que la Ley de Sociedades de Capital vigente, también atribuye a todos los administradores y directivos. De forma resumida, el administrador ya sea de hecho o de derecho es el máximo responsable de controlar, supervisar, conocer… todo lo que hace referencia a su empresa en materia de números y cumplimiento normativo, es decir, formulación, aprobación de cuentas, presentación del impuesto de sociedades, elaboración de actas...
No hay excusa tipo «es que yo firmaba lo que me daban, no miraba las cuentas anuales». ¿Les suena? esto ha cambiado con la última reforma de la Ley de Sociedades de Capital y las consecuencias de no haber controlado previamente los que luego se «descontrola» son lamentablemente graves en términos económicos y de reputación corporativa.