UIBCongrés es la oficina especializada de la Fundació Universitat-Empresa de les Illes Balears (FUEIB) que ofrece apoyo integral a la organización de congresos, jornadas y seminarios de carácter científico, académico y profesional, al servicio de la UIB y del ecosistema investigador. Detrás de este servicio hay un equipo humano compuesto por seis personas que hacen posible esta labor. Cada una de las integrantes desempeña un papel «esencial e insustituible en el desarrollo, la ejecución y la coordinación de los eventos», explica Margalida Homar, responsable de UIBCongrés. Añade, además, que «a lo largo del tiempo, cada una se ha ido especializando en un ámbito concreto, de acuerdo con las propias aptitudes, experiencias y virtudes profesionales, con el objetivo de ofrecer una gestión integral, rigurosa y de excelencia».
Eva Calvo y Mireia de Legorburu son técnicas de gestión de eventos. Calvo de todo lo relacionado con la contratación de proveedores, mientras que de Legorburu se centra en la coordinación de la atención y logística de los invitados. Marga Coll y Marta Linares son administrativas: Coll dirige la parte de diseño y gestión web, y Linares se centra en la comunicación corporativa y protocolo institucional. Finalmente, Verónica Lillo es la responsable de la gestión de eventos y ocupa una posición estratégica intermedia entre todas las áreas.
UIBCongrés ofrece una organización completa de los eventos, desde la gestión de inscripciones en línea hasta la gestión económica, «el objetivo es ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo al equipo organizador y garantizar una experiencia excelente a los asistentes», confiesa Lillo.
En el momento en el que reciben una solicitud se analiza y diseña un calendario, se presenta un presupuesto y plan de trabajo. En segundo lugar se definen los comités, roles y canales de decisión. Mientras que en la secretaria científica se abre una plataforma para la recepción de artículos, se establecen los criterios de evaluación y se configura el programa. La secretaria técnica gestiona las inscripciones y pasarela de pagos, la web, busca alojamiento, viajes, patrocinio y logística de los espacios y audiovisuales. El siguiente paso es la comunicación, la identidad gráfica, web, newsletters, redes y difusión. La penúltima acción es la operativa in situ, que incluye la gestión de acreditaciones, la atención a los ponentes, el control del timing de las salas, el catering y, finalmente, el cierre, que contempla la elaboración de informes, certificados y actas.
La institución se diferencia de otras organizaciones por su «especialización en eventos científicos y universitarios, con flujos pensados para congresos de este ámbito. Además, somos un servicio público universitario, con una trayectoria consolidada, una amplia cartera de eventos y herramientas propias», expone Calvo. Linares subraya que «los congresos son un motor de ciencia, innovación y oportunidades que conectan a grupos de investigación, atraen talento y financiación. También tienen un impacto económico y reputacional para la UIB». No obstante, de Legorburu confiesa que los eventos más complejos «son aquellos que organizamos fuera de Mallorca. Principalmente, por los retos logísticos que supone, ya que requieren una planificación mucho más detallada y una mayor anticipación para que todo funcione a la perfección». Finalmente, Coll concluye con que «somos el servicio especializado que asegura la coordinación, la logística y la calidad de los congresos de la UIB».