Un programa de gestión del tiempo es una herramienta útil que está pensada para administrar, supervisar, registrar las horas trabajadas de los empleados que trabajan de forma presencial, y también de aquellos que se conectan por teletrabajo.
Sin embargo, para obtener estos niveles de información es importante contar con un software efectivo y completo como Cedig Visualtime, que simplifique cada proceso, y ofrezca todo lo que necesitas en segundos, por muy complejo que parezca.
Llevar un control de absentismo laboral y garantizar un equilibrio entre la vida profesional y personal, no es tarea sencilla. Aunque, si crees firmemente en el compromiso que has adquirido como líder de negocios y quieres crecer como compañía, entonces, debes profundizar en el cálculo de nóminas, evaluación de desempeño y control de horas trabajadas para observar si cuentas con el equipo apropiado.
Normalmente, a un jefe involucrado le interesa dominar estos temas, y también encuentra el espacio para comprender y controlar datos detallados de esta índole a su favor. Acceder a ellos puede parecer una función que le compete al departamento de Recursos Humanos, aun así, siempre es positivo que, desde tu posición, tengas noción de la lectura de estos datos, puesto que no habla solo de números, sino del clima laboral y la motivación de cada empleado.
Los sistemas de control horario más destacados
Sistema de fichaje
Es una herramienta que te permite registrar la hora de entrada y salida del trabajador, así como cualquier pausa o ausencia durante del día. Por si te lo preguntas, requiere de una instalación y mantenimiento.
Sistema de control biométrico
Funciona con el reconocimiento de la huella dactilar, voz, pupila, entre otros rasgos físicos. Es decir, que es perfecto, si necesitas aumentar el nivel de seguridad de la compañía, por ejemplo.
Software especializado
Esta herramienta no requiere instalación, es muy sencilla de implementar y cuenta con múltiples funcionalidades para hacerle frente a las tareas en cualquier sector. Además, es la alternativa más recomendada para responder a la alta demanda de pedidos que se trabajan hoy en día, y por si fuera poco, es mucho más intuitiva.
Cómo implementar un programa de gestión del tiempo
Desde el 9 de marzo de 2019 entró en vigor una regulación aprobada por el Real Decreto ley 8/2019. Esta pide a todas las empresas de España llevar un control de horas trabajadas, con el fin de estudiar diferentes aspectos relacionados con el cargo, y la asignación de horas extraordinarias.
No importa el sector, las dimensiones de tu compañía, y el número de trabajadores activos. En la actualidad, es fundamental implementar un programa de gestión del tiempo y tener a mano dichos registros durante un mínimo de cuatro años, para que así puedas trabajar con objetividad cada caso de precariedad laboral.
Si lo piensas detenidamente, con el registro de horas de trabajo, ayudas a tu equipo a cumplir con su contrato, y al mismo tiempo, garantizas la normativa de la empresa. En otras palabras, aseguras el buen funcionamiento de la compañía, y reduces posibles errores.
Oficina tradicional
Un dato que debes tener en cuenta es que los métodos de control horario más efectivos varían de acuerdo a la naturaleza y el entorno de la empresa. Por ejemplo, para negocios con oficina tradicional, los sistemas de tarjetas de tiempo o biométricos son los más adecuados. No obstante, con Cedig Visualtime, si cuentas con una empresa pequeña podrás tener acceso a:
- Control de tiempo y asistencia.
- Portal Visualtime.
- Gestión de vacaciones y turnos.
- Gestión documental y digital.
- Encuestas de Recursos Humanos.
Por otro lado, si lo que tienes es una compañía mediana o grande, el programa de gestión del tiempo te ayudará en los siguientes aspectos:
- Gestión de turnos.
- Horarios de trabajo flotantes.
- Acuerdos múltiples.
- Análisis avanzado de datos.
Jornada remota o híbrida
En caso de que tengas el personal en múltiples ubicaciones o si dispones de trabajadores remotos, te funciona el programa de gestión del tiempo basado en la nube. Este es mucho más práctico, ya que permite fichar desde cualquier lugar. Es así como los negocios con necesidades mayores o complejas pueden beneficiarse de un software integrado con sistemas de recursos humanos y nóminas.
También debes saber que los empleados pueden anotar las horas por medio de smartphones o laptops. Así que, en caso de que necesites validar la ubicación, aun cuando no se encuentren en una locación fija, podrás acceder a esa información porque dispones de un sistema que incluye funciones de geolocalización. A continuación, algunos beneficios que te ofrece Cedig Visualtime en este campo:
- Gestión del teletrabajo y modelos híbridos.
- Control de la capacidad.
- Acuerdos múltiples.
- Análisis de la base de datos.
Buenos hábitos que deja un software de control de horario
Un sistema de control horario efectivo, tal y como lo presume Cedig Visualtime, es fácil de utilizar desde cualquier lugar, ya que registra la jornada laboral en pocos pasos, beneficia a los empleados, y resulta ideal para modelos de trabajo flexibles.
De igual modo, revela información precisa, protege la privacidad de datos de los trabajadores y también permite rastrear con facilidad. Por si fuera poco, genera informes detallados, y facilita la toma de decisiones.
Por si esto no te parece suficiente, presta atención a otras ventajas interesantes que deja la inversión en un programa de gestión del tiempo de forma sostenida:
- Asigna recursos adecuadamente.
- Ayuda a planificar con base en las necesidades de la empresa.
- Permite acceder a patrones de asistencia y ausencia.
- Protege el derecho de los trabajadores.
- Facilita una base de información confiable y objetiva para la remuneración.
- Realiza seguimiento de las horas trabajadas con precisión.
- Automatiza y optimiza funciones repetitivas.
- Ahorra tiempo en el proceso de cálculo de nóminas.
- Controla las horas extras.
- Previene abusos en la duración de la jornada laboral.
- Prioriza tareas y elimina actividades que no añaden valor.
- Maximiza la eficiencia y productividad de los empleados.
- Ayuda a rastrear el trabajo realizado.
- Establece metas claras en plazos realistas.
- Reduce interrupciones y la promoción de periodos de trabajo ininterrumpidos.
Es decir, que un programa de gestión es más que necesario para entender cómo es el flujo de trabajo y de qué manera es oportuno influir en la productividad del equipo.
Control, flexibilidad e información en un solo espacio
La posibilidad de planificar el tiempo de cada empleado, sin margen de error, es uno de los principales atractivos de este programa. El hecho de que cada trabajador tenga la posibilidad de solicitar sus vacaciones, ausencias y turnos, ya convierte a Cedig Visualtime en una opción interesante, digna de explorar.
En este punto, también queda claro la importancia de la puntualidad y los beneficios de la distribución equitativa de trabajo. Recuerda que solo así podrás motivar con objetivos enfocados hacia el rendimiento y planificación. De lo contrario, tienes la libertad de aplicar sanciones por incumplimiento y excepciones de carácter especial.
¡El momento es ahora, conoce la herramienta de primera mano y sé testigo de sus buenos resultados!