Si me preguntaran alguna vez cuál es la frase que más he oído en mi despacho en mis años de desempeño de vida profesional, contestaría sin duda con la pregunta que invariablemente se repite dos o tres veces por día en su distintas variantes: “Entonces, ¿qué papeles necesita que le traiga para la firma?”.
Todo empieza con una consulta de las muchas que se atienden en una notaría. Alguien entra y quiere saber cómo puede poner en orden su documentación en cuanto a la herencia de un familiar, dar de alta una casa que no está en el Registro, formalizar una compraventa o hacer un testamento.
El cliente, y por cliente me refiero al no habituado a entrar en una oficina notarial, necesita ayuda. Primero, la verbal, la de la atención directa y normalmente tranquilizadora: “Vamos a buscar la mejor solución posible”. Dado el primer paso, y aclarado que “algo se puede hacer porque es correcto y la solución entra dentro del trabajo notarial”, las preguntas suelen ser siempre dos: “Cuánto me va a costar” (motivo para otro artículo) y “Qué le tengo que traer”.
Ambas preguntas no tienen evidentemente una única contestación. Y la contestación depende de múltiples factores.
Centrándonos en el tema de estas líneas, algunos documentos son muy simples en cuanto a lo que se requiere: basta el documento de identificación, DNI o pasaporte, por ejemplo para hacer un testamento, un acta de manifestaciones o requerir para un acta de presencia.
En otros hace falta poco más, por ejemplo, para dar un poder hay que añadir los datos de la persona a quien se le da, sea un familiar o abogados y procuradores en un poder para pleitos.
Acreditada la identidad, capacidad e interés legítimo este tipo de documentos se pueden realizar simplemente con esta documentación.
Otros son más complejos. Una compraventa requerirá de los datos de lo que se vende/compra, acreditar los medios de pago, y en ocasiones cierta documentación complementaria que depende del tipo de finca que se vende.
Para declarar una obra se requiere la licencia acompañada de los certificados y documentación técnica correspondiente según el caso.
Muchos de estos documentos pueden ser tramitados y obtenidos directamente desde la propia notaría, gracias a la modernización experimentada en los últimos años de los sistemas de comunicación y de transmisión de información.
Así, no solo se puede obtener la nota registral que forma parte habitual de la información que el propio notario obtiene solo con el número de finca, sino que, por ejemplo, se puede solicitar y obtener certificados de deudas de comunidad, de recibos de contribución, la certificación catastral con los datos necesarios para el otorgamiento de la escritura.
Además, otros pueden ser obtenidos en escaso tiempo desde la propia notaria cuando está en el protocolo de otro notario o en el archivo general. Piénsese en un testamento u otra escritura cuya copia autorizada se necesita para una rectificación o para una ratificación.
Resumiendo y para simplificar, cada documento que se va a autorizar en una notaria necesita de una información previa, que a veces es sencilla y a veces puede ser un poco más especializada.
Lo más fácil es siempre preguntar, sin ningún apuro; yo lo hago cuando voy a un sitio y no sé lo que necesitan, en la notaria exactamente igual, forma parte de nuestro trabajo y ya se sabe que preguntar ¡es de sabios!