El trimestre termina. En la pantalla del ordenador, una hoja de cálculo con cientos de referencias a facturas espera. En un cajón, las plantillas de fichaje en papel se acumulan. Para miles de pymes españolas, esta escena representa dos de los mayores focos de estrés administrativo: rellenar el modelo 303 de declaración del IVA y el registro de la jornada laboral. Son obligaciones legales que, gestionadas manualmente, consumen un tiempo precioso y, además, están plagadas de riesgos.
Por ejemplo, equivocarse al completar el modelo 303 puede desencadenar una sanción de Hacienda. No llevar un control de horas de trabajo fiable también puede acarrear una multa de la Inspección de Trabajo. Dos frentes administrativos, dos normativas y un mismo resultado: pérdida de recursos, ansiedad y potenciales sanciones económicas.
En el sector empresarial, donde cada euro y cada minuto cuentan, esta carga es insostenible. Sin embargo, la tecnología ofrece una salida. Los sistemas de planificación de recursos empresariales, conocidos como ERP, son el aliado definitivo de la pequeña empresa al automatizar procesos, y ofrecer una solución para la gestión integral de la empresa. ¿Quieres saber cómo lo hace?
El Modelo 303: un cálculo de alto riesgo
El Modelo 303 es la declaración trimestral del IVA. En esencia, resta el impuesto soportado en las compras del devengado en las ventas. El resultado determina si la empresa debe pagar a Hacienda o si, por el contrario, genera un derecho a compensación. Su simplicidad teórica es engañosa, ya que la presentación de este modelo es una de las principales causas de sanción por parte de Hacienda.
Un error en una suma, un gasto no contabilizado o una base imponible mal calculada altera el resultado final. Y, si lo detecta Hacienda, las consecuencias van desde pagar de más hasta afrontar una sanción por presentar una declaración incorrecta.
Por ello, el uso de un software ERP, que incluya un módulo de facturación, evitará estos riesgos. ¿Cuánto? Según los expertos, estas herramientas que automatizan la facturación pueden reducir los errores en de estos departamentos en más de un 90%.
De este modo, un ERP actúa como un colchón de seguridad. Registra cada factura de forma digital en el momento de su emisión o recepción. Los algoritmos del sistema realizan los cálculos de IVA de forma automática y continua. Cuando llega el momento de la declaración, la plataforma ya tiene todos los datos consolidados.
¿Y cómo se rellena el modelo 303 con estas herramientas? Con unos clics. El usuario accede al módulo de impuestos, selecciona el trimestre y el sistema genera el modelo pre-cumplimentado con los importes exactos en función de los datos que la empresa ha incorporado. Una vez realizado solo hay que descargar el fichero y presentarlo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, aunque estas herramientas ya están preparadas para presentarlo directamente desde su propia interfaz.
El registro de jornada: más allá del cumplimiento legal
Desde mayo de 2019, el registro diario de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas. La citada normativa supuso un antes y un después. Sin embargo, la no obligatoriedad de utilizar un software que garantizara la trazabilidad de las horas hizo que su impacto no fuera el deseado. El control de horas de trabajo en papel o con hojas de cálculo daba pie a la manipulación de las mismas.
Por ello, el Gobierno ha dado un nuevo paso y está trabajando en la aprobación del texto definitivo que incluirá los cambios del nuevo control horario y que llevará a su completa digitalización. Además de esta digitalización, las autoridades también están trabajando para que el registro sea accesible para los representantes legales de los trabajadores, para la inspección y para la empresa.
Además, también deberá garantizar la protección de los datos personales de los trabajadores, al tiempo que los sistemas utilizados deben ser fiables, seguros, accesibles y trazables. Ante estos cambios que se avecinan, la mejor opción es empezar a implementar un control de horas de trabajo a través de un ERP moderno que permita desde ya cumplir con todos estos requisitos que se están planteando como, por ejemplo, el software de registro de jornada laboral para autónomos y pequeños negocios Contasimple.
La ventaja para el empresario es doble. Por un lado, cumple con la ley de forma irreprochable, pudiendo generar informes detallados por empleado y período en cuestión de segundos, listos para una posible inspección. Por otro, obtiene datos valiosísimos: conoce la productividad real de su equipo, identifica patrones de horas extraordinarias y puede gestionar las ausencias y vacaciones de forma integrada con la nómina. Así, el registro horario deja de ser un trámite para convertirse en una herramienta de gestión.
De la carga administrativa al control estratégico
Los errores en el Modelo 303 y los problemas con el registro horario son síntomas de un mal mayor: una gestión empresarial manual y sin digitalizar. Abordar estas tareas con soluciones aisladas, como una calculadora de IVA o una app de fichaje independiente, alivia el síntoma pero no cura la enfermedad. Cada herramienta añadida crea un nuevo compartimento estanco, una nueva curva de aprendizaje y un nuevo gasto de mantenimiento.
Por ello, la solución más eficaz y eficiente pasa por la integración e implementación de un sistema ERP para que las pymes hagan estas funciones críticas en una única plataforma, sin errores y sin retrasos, minimizando el riesgo de sanciones. En la era digital, la apuesta por la tecnología supone invertir en tranquilidad, precisión y tiempo.